近日，青岛高新区在青岛市率先建成并投入使用电子档案管理系统，成功实现交易档案一键“智能归档”，为档案查询、下载提供了极大便利，标志着该高新区公共资源交易档案管理正式迈入高效、规范、智能的新常态。
据了解，青岛高新区电子档案管理系统实现了与青岛市公共资源交易平台、青岛高新区数字见证系统的深度互联互通，将交易项目“招标、投标、开标、评标、定标”全流程业务档案和评标室监控以及专家评标电脑桌面音视频监控档案自动推送至电子档案云端存储。
工作人员只需点击该管理系统“刻录”按钮，交易全流程电子化档案与音视频档案便能一次性完整自动刻录至光盘。同时，该系统会自动生成带有档案唯一标识的二维码，并将项目名称、招标方式、开标时间等关键信息同步打印至光盘表面，既确保了档案的唯一性与可追溯性，又大幅提升了档案刻录的效率与准确性。
据悉，为进一步规范档案管理流程，青岛高新区行政审批服务部建立了严格的“一标一档”管理机制。代理机构在电子交易系统内完成招投标全流程电子文件档案归档后，将由专人负责建立工程建设项目交易档案刻录工作台账，并要求在开评标音视频存储期内完成全部档案的刻录与归档，从制度层面保障项目档案的真实性、完整性、安全性和有效性。
此外，为防范系统故障导致的档案风险，工作人员会不定期对电子档案软硬件系统进行全面细致检查，为电子档案管理系统的稳定运行筑牢安全防线。
在提升服务便捷性方面，青岛高新区同样推出创新举措。在青岛高新区公共资源交易大厅数字服务工作室专门设置了交易档案自主下载区域，配备专用下载电脑及自主下载登记台账。政府采购项目代理机构只需携带数字证书及存储设备，即可一键下载其在青岛市范围内开展的分散评标项目的全套电子交易档案。档案内容不仅包含电子文档，还涵盖完整的音视频资料。
这一服务打破了地域限制，实现了信息化资源要素跨区域高效配置。企业无需再往返于不同区域办理档案调取手续，大大节省了时间与人工成本。
据介绍，下一步，青岛高新区将继续聚焦档案数字化建设与应用，在现有“智能归档”基础上，逐步完善档案在线浏览、检索、调阅等功能，进一步提升档案管理的智能化水平。同时，该高新区还将强化系统对接的深度与广度，加强工作人员操作培训，为经营主体提供更规范、透明、便捷的公共资源交易服务。
